Cách xây dựng một profile doanh nghiệp chuyên nghiệp

Profile doanh nghiệp giống như CV xin việc của mỗi cá nhân. Nếu CV là để chúng ta “bán” sức lao động (chân tay hoặc trí óc) thì profile sẽ giúp công ty của bạn bán sản phẩm, dịch vụ, và là trợ thủ đắc lực cho đội ngũ kinh doanh. Bởi thế, làm profile như thế nào thực sự quan trọng.

Và để làm được profile công ty đủ tốt bạn phải trả lời được câu hỏi: Viết cho ai? Viết cái gì? Như thế nào? Lên nội dung ra sao?

Cụ thể cách làm profile công ty như thế nào, Hali xin được chia sẻ trong bài viết dưới đây:

Bước 1: Xác định đối tượng mục tiêu mà profile công ty nhắm tới

Đối tượng đọc profile công ty của bạn thì có thể là bất cứ ai trong – ngoài công ty, không phân biệt tuổi tác, giới tính và màu da, miễn là biết đọc.

Nhưng đối tượng mục tiêu mà profile thỏa mãn tốt nhất thì phải được xác định rõ ràng và chính là khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp bạn.

Theo quy luật Pareto thì đây mới là nhóm 20% mang đến 80% doanh thu cho bạn.

Để xác định mục tiêu đúng, bạn cần trả lời hai câu hỏi sau:

• Đối tượng mục tiêu là ai: Tuổi tác, trình độ học thức, cấp bậc / địa vị xã hội, quan điểm đại diện (truyền thống hay hiện đại, pha trộn)?
• Tại sao họ cần xem profile công ty bạn?

Việc này sẽ giúp bạn định hướng chính xác được các đề mục và văn phong thích hợp trong cuốn profile.

Bước hai: Xác định nội dung profile công ty

Chúng ta không thể đưa hàng tấn nội dung vào profile, sự kiên nhẫn của khách hàng là có hạn và để phục vụ tốt nhất, bạn cần phải chọn lọc thông tin, sắp xếp nội dung hợp lý.

Đừng vội xem nhẹ bước này, kịch bản nội dung và nội dung đưa vào là gì quyết định lớn đến sự thành công của profile công ty.

Nội dung sản phẩm là phần quan trọng nhất trong profile doanh nghiệp và bạn cần gắng hết sức mà dâng chúng lên thật gần mắt khách hàng. Nhưng đừng nhầm với catalouge hay brochure – chúng mới là thứ mà bạn chỉ cần ném hết sản phẩm vào đó là xong.

Profile (Hồ sơ doanh nghiệp) là để cho khách hàng, đổi tác hiểu thêm về cội nguồn của bạn và tư tưởng, cốt cách của bạn.

Các nội dung chính trong Profile:

1. Mục lục: Giúp khách hàng hiểu và nắm bắt được cấu trúc nội dung của Profile mà họ cầm trên tay, nhanh chóng tra cứu đến nội dung mà họ quan tâm nhất.
2. Tên doanh nghiệp: Tên đầy đủ bằng tiếng Anh, tiếng Việt hoặc cả hai, trụ sở chính, chi nhánh/ văn phòng đại diện, nhà máy sản xuất, điện thoại, fax, email chăm sóc khách hàng, thời gian thành lập. Phần này nên xuất hiện càng nhiều càng tốt, ở mọi header/footer trong mọi trang profile, để khách hàng dễ dàng liên lạc với bạn khi cần.
3. Quá trình phát triển: điểm qua về những mốc thời gian quan trọng, những sự kiện lớn như: chi nhánh thứ “n” khai trương/ khánh thành, kỷ niệm 500 năm thành lập, nâng cấp công nghệ hiện đại, dây chuyền sản xuất mới, tốc độ tăng trưởng thị phần/công suất/lợi nhuận, …
4. Thành tựu: các giải thưởng, huân chương, chứng nhận chất lượng, …
5. Tầm nhìn: là mục tiêu tương lai và dài hạn của doanh nghiệp.
6. Sứ mệnh: là sự cam kết của doanh nghiệp đối với cộng đồng, với xã hội, những giá trị mà doanh nghiệp bạn mang đến, góp phần tạo dựng một tương lai sáng lạn cho nhân loại. Tuyệt đối ở mục sứ mệnh này, bạn không được nhầm lẫn mà cho vào những câu từ “thương mại”. Vì nếu doanh nghiệp chỉ neo vào “tiền” thì không thể bền vững. Sứ mệnh giống như phương châm sống mà bạn ghi ở CV cá nhân vậy. Nó phải là điều gì đó có đạo đức và có giá trị mãi mãi.
7. Giá trị cốt lõi: đây là mục quan trọng để bạn thể hiện điểm khác biệt của mình so với đối thủ. Phần này hãy khai thác nhiều hơn từ CEO hay Founder, họ sẽ cho bạn hiểu triết lý sống còn và trường tồn của doanh nghiệp bạn. Giá trị cốt lõi sẽ bao gồm cả điểm mạnh và nguyên tắc sản xuất kinh doanh, giúp khách hàng phân loại bạn khỏi những nhóm người tạp nham ngoài kia để cân nhấc vào vùng an toàn – có thể tin tưởng được.
8. Cơ cấu tổ chức: phần này đặc biệt cần khi profile của bạn nhắm đến các nhà đầu tư/ đối tác lớn. Vì họ sẽ nhận định mô hình hoạt động, quản lý của bạn có phù hợp với họ hay không.
9. Sản phẩm: cái này tất nhiên rồi, không cần nói nhiều. Nhưng nhớ nếu công ty bạn có nhiều sản phẩm thì hãy nhóm chúng lại. Đừng khiến khách hàng đi điểm danh từ 1 đến hết rồi phải vòng lại vì không nhớ nổi cái đầu tiên là gì.
10. Quy trình làm việc/ hợp tác: phần này quan trọng đối với profile của doanh nghiệp dịch vụ, nhất là mảng tư vấn. Khách hàng sẽ nắm được các bước tiếp theo sau khi ký kết hợp đồng để tránh việc lộn xộn trong giao dịch.
11. Khách hàng/ Dự án tiêu biểu: nghe tên đã biết rồi đấy, hãy cho hết những ông to, bà lớn trong lịch sử giao dịch của bạn vào đây và thật đa dạng ngành nghề, lĩnh vực vào. Họ sẽ giúp bạn tăng độ tín nhiệm lên level max.

Nhưng xu hướng mới hiện nay, nhiều doanh nghiệp với tư duy mới sẽ lược bớt những phần ít tác dụng như tầm nhìn, sứ mệnh hay thậm chí quá trình phát triển, cơ cấu tổ chức (hoặc ít nhất là tối giản chúng)

Quan điểm của họ là những thông tin cơ bản đó đã có sẵn và vô cùng đầy đủ trên website, có đưa vào profile, khách hàng cũng chẳng mấy quan tâm mà còn làm “dài dòng văn tự”.

Vì thế, bạn có thể cân nhắc xu hướng hướng này, nếu bạn (hoặc sếp của bạn” là người có phong cách hiện đại và muốn tập trung vào phần cốt lõi nhất.

Tiện đây cũng phải nhắc bạn lại về nguyên tắc 2D khi thiết kế profile công ty là:

• “Đủ”: Profile công ty chỉ cần “Đủ” những thứ cần thiết và viết chúng thật ngắn gọn
• “Đọng”: Có quá nhiều thông tin, bạn muốn thông tin nào “Đọng” lại trong tâm trí khách hàng, sau khi họ đọng profile công ty của bạn?
  

Bước 3: Xác định văn phong của profile

Sau khi đã xác định những nội dung cần viết thì bây giờ chúng ta phải quyết định sẽ sắp xếp chúng như thế nào và bằng những câu từ ra sao. Nói cách khác, chính là cách dẫn dắt và văn phong.

Theo số thứ tự từ 1 đến 11 như trên đã là một cách dẫn dắt.

Nhưng tất nhiên, nó rất “bình thường như cân đường hộp sữa”, bao thập kỷ rồi người ta vẫn biếu người ốm có vậy. Bàn về vấn đề này, đã có bài “Viết profile công ty: cần phá bỏ lối tư duy cũ” nên chúng ta sẽ dừng bước 3 tại đây nhé.

Bước 4: Viết phần kết thúc của Profile như thế nào? 

Bạn còn nhớ, cô giáo Ngữ văn đã nói: Các em có thể kết luận bài viết bằng cách tóm tắt lại ý chính, khẳng định quan điểm của mình hoặc kết thúc mở. Cách thứ hai là một thử thách vì khó nhưng các em sẽ được giám khảo chấm điểm cao hơn.

Với profile cũng như vậy. Nhiều doanh nghiệp kết thúc bằng câu cảm ơn “Thanks for reading” hoặc không nói gì, thay bằng một số hình ảnh của công ty.

Như vậy thật là lãng phí.

Nếu như bạn để khách hàng gập lại trang profile cuối như thế thì bạn đã thất bại một nửa.

Hãy kết thúc mở để được nhiều hơn: Đôi khi là một câu nói của khách hàng, đôi khi là một cuộc hẹn gặp mặt, và đôi khi là thêm cả 1 hợp đồng.

Nhưng mở như thế nào??? Câu trả lời phụ thuộc vào sự sáng tạo của bạn.

Khi khách hàng xem xong profile, hãy kêu gọi khách hàng hành động, bày tỏ rằng bạn muốn hợp tác với họ, muốn cùng họ vượt qua khó khăn, muốn đưa ra giải pháp cho vấn đề họ đang gặp phải.

Đôi khi bằng một câu hỏi mở, đôi khi bằng một khẳng định rắn chắc, đôi khi bằng một lời tiên tri, và đôi khi bằng … (chỗ này để bạn tự điền vào nhé).

Bước 5: Profile công ty được trình bày như thế nào?

Xong nội dung rồi, nhưng đừng vội, bạn vẫn chưa xong đâu. Tiếp theo mới là phần cần nhiều chất xám, bạn cần làm việc với nhà thiết kế (designer) để xây cho profile công ty một hình hài.

Ngoài việc tuân thủ theo nhận diện thương hiệu (brand guidline) thì bạn và nhà thiết kế của bạn phải tìm chọn những hình ảnh phù hợp, quyết định font chữ, màu sắc, kích thước, chỗ nào cần to, chỗ nào cần nhỏ.

Bạn nên biết rằng, Designer biết cách để chuyển nội dung khô khan thành nội dung thích ứng thị giác.

Tuy nhiên, đôi khi trí tưởng tượng của họ hơi đi xa quá, do đó bạn cần ở bên cạnh để đảm bảo nội dung profile công ty của bạn đang được nhà thiết kế chuyển thể đúng mục tiêu.

Note: Dĩ nhiên, đôi khi thiết kế phải hoàn thiện mới thể hiện được đầy đủ và hãy tin tưởng nhà thiết kế, họ có kinh nghiệm về thiết kế thích ứng thị giác, khoa học giúp lôi cuốn khách hàng hơn.

Còn nếu chưa có brand guidline để biết xác định phong cách thiết kế, cách dàn trang, gam màu chủ đạo thì hãy tập hợp lại tất cả các tài liệu bán hàng của công ty, tìm điểm chung của chúng và cố gắng đừng để cuốn profile bị lạc loài khi ở cùng một chỗ.

Nếu nhiệm vụ này bất khả thi thì tốt nhất bạn nên tìm đến một agency và nhân tiện order luôn họ phụ trách bộ nhận diện thương hiệu cùng sales kit (bộ tài liệu bán hàng – bao gồm profile) cho công ty bạn.

“Muốn một giải pháp tốt, bạn có thể tự làm. Muốn một giải pháp tối ưu, hãy để chuyên gia làm”.

Liên hệ với Hali để sở hữu cuốn profile thực sự chuyên nghiệp và hiệu quả.

Comments

comments